Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland eine neue Pflicht zur E-Rechnung eingeführt, die erhebliche Änderungen im Umgang mit Rechnungen im B2B-Bereich mit sich bringt. Diese Anpassungen sind Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und zielen darauf ab, die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung zu fördern.
Auf den ersten Blick scheinen diese Neuerungen nur Vorteile zu bieten: Sie versprechen Umweltfreundlichkeit, Fehlerreduktion, erhöhte Schnelligkeit und Effizienz sowie eine einfachere Archivierung. Doch das vollständige Bild ist komplizierter. Steuerberater Benedikt Rohlmann sieht auch einige Nachteile, die die neuen Regelungen für Unternehmer mit sich bringen können.
„Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und Rechnungssysteme entsprechend anpassen, was mit zusätzlichen Kosten und Aufwand verbunden sein kann, insbesondere für kleinere Betriebe. Es besteht auch ein Risiko bei der Datensicherheit, da elektronische Rechnungen sensible Informationen enthalten, die vor Cyberangriffen geschützt werden müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.“
Ein weiterer Nachteil ist die Komplexität des Themas: Es kann zeitaufwendig sein, die genauen Regelungen zu verstehen, die für verschiedene Unternehmen und Zeitpunkte gelten. Hierbei kann Ihnen unser Ratgeber eine wertvolle Unterstützung bieten.
E-Rechnung: Definition
Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Papierbasierte Rechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs gelten künftig als „sonstige Rechnungen“. Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern.
Um den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, kann ein kostenloses E-Book mit umfassenden Informationen und praktischen Tipps eine wertvolle Unterstützung sein. Es hilft dabei, die neuen Anforderungen effizient umzusetzen und typische Fehler zu vermeiden.
E-Rechnung: Übergangsregelungen
Ab 2025 müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsfristen:
- 2025: Wahlmöglichkeit zwischen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen, teils mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich, wenn der Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
- 2028: Verpflichtung zur E-Rechnung für alle Unternehmen.
Unser Tipp: Laden Sie die DWN-Tabelle herunter, um einen zeitlichen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen zu erhalten.
Ab 2028 wird der Austausch von Rechnungen ausschließlich über elektronische Rechnungen erfolgen. Das bedeutet, dass EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) und andere Rechnungsarten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden dürfen.
Wichtig: Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Bereich).
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wer dies nicht erfüllt, riskiert Bußgelder und Probleme beim Vorsteuerabzug, betont Steuerberater Rohlmann.
„Allerdings gibt es für die Umstellung auf die neuen Vorschriften eine Übergangsregelung. Ab dem 1. Januar 2028 müssen jedoch alle Unternehmen vollständig auf die neue E-Rechnungspflicht umgestellt haben, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.“
Digitale Rechnungen: Erlaubte Formate
Steuerberater Rohlmann erklärt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt werden müssen, das den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD die gängigen Standards.
„Die Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und so strukturiert sein, dass sie maschinell verarbeitet werden können. Zudem müssen die Systeme, die zur Erstellung und Verarbeitung der E-Rechnungen genutzt werden, interoperabel sein, um den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen IT-Systemen zu gewährleisten.“
ZUGFeRD-Format: Das ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl ein bildhaftes (PDF-Datei) als auch ein strukturiertes Datenformat (XML-Datei) umfasst. Das strukturierte Format ist dabei führend und maßgeblich für die maschinelle Verarbeitung.
X-Rechnung: Dieses XML-basierte Format ist besonders im öffentlichen Sektor weit verbreitet. Es ist ein Rechnungsdatenmodell, das regelmäßig aktualisiert wird. Die X-Rechnung erfüllt ebenfalls die Anforderungen der EN 16931.
Bisherige EDI-Verfahren können bis 2028 weiterhin verwendet werden, sofern sie mit dem neuen Standard EN 16931 interoperabel sind.
Achtung: Eine PDF-Datei ist nicht für die E-Rechnungen geeignet, da dieses Format nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Elektronische Rechnungsformat: Erforderliche Angaben
Als Absender sollten Sie prüfen, ob die E-Rechnung, die Sie abschicken, folgende Angaben enthält:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers; die Verwendung eines Postfachs ist zulässig
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des leistenden Unternehmens, wie vom Finanzamt erteilt
- Datum der Ausstellung der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung oder des Zahlungseingangs bzw. Teilzahlung bei Anzahlungsrechnungen
- Nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. ein Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
- Bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Privatpersonen, der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Den Begriff „Gutschrift“, wenn die Rechnung vom Leistungsempfänger ausgestellt wurde
Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und der Empfänger verliert das Recht auf Vorsteuerabzug. Deshalb ist es wichtig, jede eingehende Rechnung auf Vollständigkeit zu überprüfen und den Absender zu kontaktieren, wenn etwas fehlt.
Achtung: In bestimmten Sonderfällen sind zusätzliche Angaben erforderlich. So muss bei Rechnungen für Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, ein Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten sein.
Reverse-Charge-Verfahren: Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG bedeutet, dass in bestimmten Fällen der Leistungsempfänger und nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer schuldet. Dies gilt nur im B2B-Bereich und bei in Deutschland steuerpflichtigen Leistungen. Ein Beispiel ist der Bezug von Bauleistungen, bei dem der Empfänger der Bauleistungen selbst zum Steuerschuldner wird, wenn er nachhaltig Bauleistungen erbringt.
E-Rechnung: Schritt-für-Schritt-Einführung
Unternehmen haben weniger als vier Monate Zeit, um sich auf die neuen Regelungen vorzubereiten. Diese Zeitspanne ist tatsächlich kürzer, als sie auf den ersten Blick erscheint. August und Anfang September sind oft von Urlaubszeiten geprägt, und im Dezember stehen viele Firmen vor der Aufgabe, das Jahr abzuschließen, was zusätzliche Belastungen mit sich bringt. Daher ist es ratsam, sich bereits jetzt mit den neuen Pflichten auseinanderzusetzen, um gut vorbereitet zu sein.
Um die E-Rechnung erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren, ist es empfehlenswert folgende Schritte zu unternehmen:
Software-Kompatibilität überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software ab dem 1. Januar 2025 in der Lage ist, alle zugelassenen E-Rechnungsformate zu empfangen und verarbeiten. Falls Sie bereits Rechnungssoftware nutzen, klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob diese E-Rechnungen unterstützt oder ob ein Update erforderlich ist.
Stammdaten pflegen: Aktualisieren und vervollständigen Sie die Stammdaten Ihrer Lieferanten und Kunden. Eine präzise Datenbasis ist entscheidend für den reibungslosen Empfang und Versand von E-Rechnungen.
Lieferanten informieren: Kommunizieren Sie frühzeitig mit Ihren Lieferanten, um sie darüber zu informieren, dass Ihr Unternehmen ab einem bestimmten Datum ausschließlich E-Rechnungen akzeptieren wird.
Zusätzlich sollten Sie folgende Punkte beachten:
Schulung und Unterstützung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und bieten Sie Unterstützung bei der Umstellung. Eine gut informierte Belegschaft kann Probleme frühzeitig erkennen und effizient lösen.
Testläufe durchführen: Führen Sie vor der endgültigen Umstellung Testläufe durch, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungssysteme korrekt funktionieren und alle Prozesse reibungslos ablaufen.
E-Rechnungen: Archivierung
E-Rechnungen müssen ebenso wie Papierdokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die letzte Änderung oder Korrektur an der Rechnung vorgenommen wurde. Alle Belege, sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen, müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsdauer in unveränderter digitaler Form archiviert werden müssen. Es ist wichtig, dass die originalen XML-Daten erhalten bleiben, da sie für die maschinelle Auswertbarkeit erforderlich sind und nicht durch Formatumwandlungen gelöscht werden dürfen.
Für die Archivierung von elektronischen Rechnungen ist es zudem erforderlich, dass sie in einem Index erfasst werden, der eine schnelle Auffindbarkeit durch Suchfunktionen ermöglicht. Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist empfehlenswert. Ein DMS fungiert als Datencontainer mit einer detaillierten Suchfunktion. Beim Speichern einer Datei in einem DMS erfolgt eine eindeutige Benennung und Kategorisierung nach Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Dies erleichtert die spätere Suche und Auffindbarkeit der Dateien erheblich.
E-Rechnungen mit Buchhaltungssoftware empfangen und erstellen
Buchhaltungssoftware kann bei der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen erheblich unterstützen. Solche Buchhaltungssoftware wie DATEV und Lexware bieten Lösungen in diesem Bereich, die aus mehreren Gründen hilfreich sein können:
Automatisierung: Die Softwarelösungen bieten Funktionen zur automatischen Erstellung von E-Rechnungen, wodurch der Prozess vereinfacht und menschliche Fehler reduziert werden. Rechnungen können automatisch im vorgeschriebenen Format erstellt und an das entsprechende System übermittelt werden.
Vorschriften und Standards: Die Buchhaltungssoftware ist darauf ausgelegt, die gesetzlichen Vorschriften und Standards einzuhalten. Sie wird regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der E-Rechnungsanforderungen, entspricht.
Integration: Diese Systeme integrieren sich oft gut mit anderen Finanz- und Buchhaltungssystemen. Das bedeutet, dass die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf integriert werden kann.
Sicherheits- und Prüfprotokolle: Die Buchhaltungssoftware bietet Sicherheitsfunktionen und Prüfprotokolle, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt und sicher übermittelt werden. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität der Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Support und Updates: Die Anbieter der Buchhaltungssoftware bieten Kundenservice und regelmäßige Updates, um sicherzustellen, dass ihre Software den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und etwaige Probleme schnell gelöst werden können.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, ihre Systeme anpassen und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Eine sorgfältige Planung und rechtzeitige Umsetzung sind entscheidend für eine reibungslose Umstellung.