Firmenfahrzeuge werden selten rein beruflich genutzt. Oft nimmt das Finanzamt ganz automatisch an, dass das Auto auch privat zum Einsatz kommt. Arbeitgeber sollten deswegen für eine entsprechende Regelung sorgen.
Fahrten mit dem Dienstwagen richtig versteuern
Fahrten zu Kundenterminen oder die Auslieferung von Waren gehören eindeutig in den beruflichen Bereich. Wer mit dem Auto zum Zahnarzt oder zum Familienbesuch fährt, ist allerdings privat unterwegs. Da das Finanzamt nicht nachvollziehen kann, welche Strecken zu welchem Zweck zurückgelegt worden sind, müssen Unternehmen theoretisch bis ins Detail aufschlüsseln, wann und warum das Fahrzeug bewegt worden ist. Das kann über ein Fahrtenbuch geschehen. Diese Variante ist aber mit großem Aufwand verbunden und oftmals nicht mit der Realität in vielen kleinen Betrieben vereinbar. Eine Alternative stellt die sogenannte 1-Prozent-Regelung dar. In manchen Fällen ist sie die bessere Wahl. Zum Jahreswechsel besteht die Möglichkeit, von der 1-Prozent-Regelung auf das Fahrtenbuch und umgekehrt zu wechseln. Es handelt sich also nicht um eine endgültige Entscheidung.
Die 1-Prozent-Regelung ist mit wenig Aufwand verbunden
Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommen, den sie auch privat nutzen, genießen einen sogenannten geldwerten Vorteil. Sie erhalten also von ihrem Arbeitgeber eine Entlohnung, die nicht in Geld ausgezahlt wird. Dementsprechend müssen sie dafür Steuern entrichten. Für die Vereinfachung hat der Gesetzgeber die sogenannte 1-Prozent-Regelung eingeführt. Hier spielt der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges eine wichtige Rolle. Wenn dieser zum Zeitpunkt der Erstzulassung bei 40.000 Euro lag, müssen Arbeitnehmer pro Monat 400 Euro geldwerten Vorteil angeben. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen Neuwagen, ein gebrauchtes Auto oder um ein geleastes Fahrzeug handelt. Darüber hinaus müssen pro Entfernungskilometer des Arbeitsweges 0,03 Prozent des Listenpreises hinzugerechnet werden. Wer das alles einmal ausgerechnet hat, kann also jeden Monat den gleichen Betrag ansetzen.
Die 1-Prozent-Regelung ist die perfekte Lösung für alle Arbeitnehmer, die das Firmenfahrzeug regelmäßig privat nutzen. Sie können so auf das Fahrtenbuch verzichten und kommen dennoch ihren steuerlichen Pflichten nach.
Das Fahrtenbuch lohnt sich bei wenigen privaten Fahrten
Deutlich komplizierter ist das Führen eines Fahrtenbuches. Das unterliegt strengen Auflagen, kann aber sowohl in elektronischer als auch in klassischer Buch-Form umgesetzt werden. Wichtig ist, dass eine fortlaufende und lückenlose Dokumentation erfolgt. Jede Fahrt muss aufgezeichnet werden. Dabei wird zwischen dienstlichen Fahrten, privaten Fahrten und Fahrten zwischen dem Wohnsitz und der Arbeitsstelle unterschieden. Neben dem Datum müssen Ziel und Start sowie der Name des Fahrers vermerkt werden. Auch die Kilometerstände gehören zu den Pflichtangaben.
Ein Fahrtenbuch kann steuerlich lukrativer sein, wenn das Fahrzeug vor allem beruflich und nur gelegentlich privat genutzt wird. Auch bei einem hohen Bruttolistenpreis oder bei Gebrauchtwagen ist das Dokumentieren der Einzelfahrten unter Umständen effizienter.