Zu den Aufgaben, zu denen eine Firma verpflichtet ist, zählt die Buchhaltung. Diese Tätigkeit ist jedoch bei vielen ungeliebt. Dennoch macht es durchaus Sinn, diese Aufgabe gründlich zu erledigen. Denn damit gehen Unternehmen nicht nur möglichem Ärger mit dem Finanzamt aus dem Weg, sondern behalten auch den Überblick. Denn die Buchführung erleichtert es, Geschäftsabläufe innerhalb der Firma besser zu verstehen. Dies wirkt sich letztlich positiv auf den Erfolg aus. Dafür ist es jedoch grundsätzlich essentiell, die Grundlagen der Buchhaltung zu kennen.
Buchhaltung – Was ist das genau?
Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden nicht selten synonym verwendet. Doch das ist nicht ganz richtig. Denn diese stehen zwar in einem engen Zusammenhang, jedoch sind sie keinesfalls gleichbedeutend. Doch was versteht man unter Buchhaltung genau? Hierbei handelt es sich um eine Abteilung, die sich mit der sogenannten Buchführung befasst. Zu den Aufgaben der Buchhaltung gehören die Analyse und Dokumentation von Geschäftsvorfällen wie:
- Materialeinkäufen
- Einnahmen
- Krediten
- Lohnkosten
- Abschreibungen
Wichtig ist dabei die lückenlose, sachliche sowie chronologische Aufzeichnung der Daten. Denn Transparenz ist essentiell, um die Belege nachvollziehen zu können. Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Weiterhin ist die Buchhaltung für den Jahresabschluss verantwortlich und stellt die Basis für die Gewinnermittlung dar.
Diese Aufgaben hat die Buchhaltung
Grundsätzlich dient die Buchhaltung dazu, sämtliche Geschäftsvorfälle in einer Firma zu dokumentieren. Dafür ist es nötig, alle Einnahmen sowie Ausgaben festzuhalten. Im Anschluss lassen sich aus diesen Aufzeichnungen Angaben über den Gewinn bzw. Verlust über einen bestimmten Zeitraum machen. Diese Berechnungen können monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen. Sie bieten Unternehmen den Vorteil, sich einen genauen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation zu verschaffen. Dadurch können sie bei Bedarf rechtzeitig handeln. Zudem können Betriebe anhand dieser Aufzeichnungen ermitteln, wie sie zukünftig ihren Umsatz steigern und Kosten einsparen können. Folglich ist die Buchhaltung eine wichtige Informationsquelle bezüglich interner Entscheidungen. Denn diese hat jederzeit den Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben.
Wer ist für diese Aufgabe zuständig?
Insbesondere in größeren Unternehmen gibt es für die Führung der Bücher meist eine Abteilung, die sich um sämtliche Angelegenheiten kümmert. Doch insbesondere in kleinen oder mittelständischen Betrieben ist das in der Regel nicht der Fall. Diese haben die Möglichkeit, diese Tätigkeit an einen externen Spezialisten wie ein Buchhaltungsbüro oder den Steuerberater auszulagern. Dies ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden, die sich vor allem kleine Betriebe oftmals nicht leisten können. Für diese besteht die Option, selbst zu buchen. Dies hat den Vorteil, dass die Firma jederzeit den vollen Überblick über ihre finanzielle Situation behält und somit bei möglichen Problemen direkt handeln kann. Damit diese Aufgabe auch problemlos von denjenigen erledigt werden kann, diese sich bisher kaum mit der Buchhaltung befasst haben, ist die Einführung einer speziellen Softwarelösung sinnvoll. Denn diese erleichtert die Führung der Bücher enorm und sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz. Zudem vermindert diese mögliche Fehlerquellen. Wichtig ist jedoch, dass ein solches Programm die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Denn nur dann ist es eine wirkliche Hilfestellung. Deshalb sollte sich eine Firma vor dem Kauf ausgiebig mit dieser Thematik befassen. Nur so lässt sich eine optimale Lösung finden.
Ordentlich Bücher führen – So funktioniert es
Essentiell ist, dass die Buchhaltung stets lückenlos erfolgt. Deshalb müssen sämtliche Belege gesammelt sowie sortiert werden. Andernfalls lassen sich Geschäftsvorfälle später nicht mehr nachvollziehen. Sammeln müssen Unternehmen unter anderem folgende Belege:
- Mietkosten
- Kredite
- Betriebskosten
- Lohnzahlungen
- Rechnungen von Kunden
- Rechnungen von Lieferanten
- Wareneingänge
- Warenausgänge
Bei der Dokumentation ist größte Sorgfalt geboten. Denn dies spart zum einen Zeit bei der Erstellung der Steuererklärung. Zum anderen vermeidet ein Unternehmen dadurch unnötigen Ärger mit dem Finanzamt. Denn ist die Buchhaltung nicht korrekt erledigt, so kann dies unter Umständen fatale Folgen haben. In einem solchen Fall muss die Firma mit hohen Geldstrafen rechnen. Deshalb ist eine solide Buchführung wichtig.