Die gesetzlichen Grundlagen für die Rechnungslegung sind zum ersten Januar des laufenden Jahres erneut geändert worden. Wie zumeist in den letzten Jahren wurde jedoch nur wenig konkret darüber berichtet, welche Neuerungen es eigentlich gibt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einen genaueren Blick zu wagen, denn die Fakturierung ist deutlich vereinfacht worden. Das elektronische Zeitalter hat nunmehr auch die deutschen Gesetze über die Rechnungslegung erreicht.
Geändert wurde § 14 Absatz 3 UStG
Sucht man Fachinformationen zur Rechnungserstellung, so begegnet man in schöner Regelmäßigkeit § 14 Absatz 3, weil dieser maßgeblich für die Rechnungserstellung von Unternehmer zu Unternehmer ist. Über Jahre wurde die Norm nicht geändert und hatte deshalb doch reichlich Staub angesetzt. Längst war sie nicht mehr zeitgemäß. Nun hat der Gesetzgeber diese geändert und zwar in dem Sinne, dass die Rechnungen jetzt auch per Mail, als Anhang einer Mail, als Download im Web sowie PDF-, Scan- oder Textdatei übersandt werden darf. Vereinfacht ausgedrückt: Die Rechnung darf elektronisch übermittelt werden, was Kosten (Postgebühren, Papier, etc.) und Zeit (direkter Versand) spart. Um die Übermittlung aber wie gewünscht durchführen zu können, muss der Empfänger der Rechnung dieser Art der Übermittlung zustimmen.
Für den Vorsteuerabzug gelten zudem einige weitere Punkte, die es zu beachten gilt: Die Identität des Leistungsgebers (Rechnungserstellers) muss auch in der elektronischen Form unzweifelhaft nachgewiesen werden. Zugleich ist eine „Unversehrtheit des Inhalts“ im Sinne des genannten Gesetzes zu gewährleisten. Dies bedeutet keine besondere Umstellung, sondern heißt lediglich, dass die Inhalte, die sich ohnehin schon immer in Rechnungen befinden mussten, auch in der elektronisch übermittelten Variante aufzutauchen haben. Daneben wird das Kriterium der Lesbarkeit angesetzt. Grob vereinfacht bedeutet dies: Handschriftliche Rechnungen scheiden aus, dürften elektronisch aber ohnehin so gut wie nie übersandt werden. Wie der Rechnungssteller dies sicherstellt, ist ihm überlassen. Auch die elektronischen Rechnungen unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht. Sie können dabei allerdings in Papierform ausgedruckt und aufbewahrt werden. Diesbezüglich gewährt der Gesetzgeber einen großzügigen Spielraum. Werden sie als Papierform gespeichert, ist ein Erhalt der elektronischen Variante nicht notwendig.
Die Rechnungshöhe ist wichtig: Auf die 150 Euro achten
Empfänger von Rechnungen sollten in jedem Fall besonders aufmerksam sein, denn die Finanzämter korrigieren Fehler auf Rechnungen nicht mehr nachträglich. Die magische Zahl lautet deshalb 150 Euro. Übersteigt der Rechnungsbetrag diesen Wert, so hat der Kunde das Recht bei einer fehlerhaften Rechnung auch nachträglich vom Rechnungsersteller eine Nachbesserung zu erfordern. Ist die Rechnung aber geringer, gibt es dieses nachträgliche Recht nicht. Die Korrektur muss in diesem Fall sofort nach Erhalt der Rechnung (d.h. innerhalb von zwei Wochen) eingefordert werden. Passiert dies nichts, gehen die Fehler zu Lasten des Rechnungsempfängers. Die Finanzämter sind nicht mehr bereit, Fehler anstelle des Rechnungsstellers zu korrigieren. Gleichgültig darf dieses Problem der Person, welche die Rechnung ausstellt, allerdings auch nicht sein. Denn wer eine fehlerhafte Rechnung kriegt, die ihn am Ende Geld kostet, wird sich wohl alsbald einen neuen Geschäftspartner suchen.