Insbesondere Unternehmer können sich über eine Vereinfachung freuen: zukünftig werden von den Finanzämtern sämtliche elektronisch übermittelten Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt!
Zum Hintergrund: Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer haben aus den im Betrieb erzielten Umsätzen die Umsatzsteuer abzuführen. Spiegelbildlich kann die an andere Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt als Vorsteuer erstattet werden. Eine der formalen Voraussetzung: Eine so genannte „ordnungsgemäße“ Rechnung muss vorliegen.
Der Steuerberaterverband Schleswig-Holstein informiert, dass in der Vergangenheit nur auf Papier übersandte oder ganz bestimmte elektronische Formate diesen Voraussetzungen entsprachen. Ab dem 1. Juli 2011 sind papier- und elektronische Rechnung umsatzsteuererlich gleich zu behandeln. Für den elektronischen Versand können beispielsweise Emails, ggf. mit Rechnungsanhang oder PdF-Dateien verwandt werden.
Unverändert ist allerdings geblieben, dass bei allen Rechnungen die vorgeschriebenen Rechnungsinhalte enthalten sein müssen.
Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen Rechnungsherkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Hier wird nach Aussage des Verbandes von den Finanzämtern ein so genanntes „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ gefordert. Dieses Kontrollverfahren soll sicherstellen, dass hinter jeder Rechnung auch eine entsprechende Leistung für das Unternehmen steht. Hier kann es sich um die in den Unternehmen bereits vorhandene Rechungseingangskontrolle handeln. Formalien für dieses Kontrollverfahren sind nicht vorgeschrieben.
Sowohl Papier als auch elektronische Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren! Die Lesbarkeit muss während dieser Zeit gewährleistet sein. Der dringende Hinweis der Steuerberater: eine elektronisch übersandte Rechnung muss während dieser zehn Jahre elektronisch aufrufbar sein! Ein Papierausdruck genügt dieser Aufbewahrungspflicht nicht.
Hinsichtlich des Vorsteuerabzugs im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht gibt der Verband Entwarnung: allein eine mangelhafte Aufbewahrung soll nach derzeitigem Stand den Vorsteuerabzug nicht in Gefahr bringen!
